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员工违纪如何调查取证呢 |
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杨小姐系一跨国集团企业的质检员，因家里有小孩子需要照顾，两次拒绝公司的出差安排，后被公司以不服从工作安排为由解除劳动合同，杨小姐不服，提请仲裁，后双方诉至法院。庭审中，公司提供了杨小姐签字确认的承诺函一份。该承诺函写明："本人知晓公司存放在公告栏、公共盘、企业内网、企业邮箱里的规章制度、并承诺遵守，该承诺函是劳动合同的组成部分"。
承诺函载明的时间为杨小姐签订劳动合同的时间。开庭质证时，公司人事经理用自带的笔记本电脑向法官展示了存储在公共盘上的企业差旅管理制度。
法官要求打开企业内网，来辅助证明企业主张。但是，因企业内网的局限性，只能在公司打开。因此，该证据无法确认真实性。最终法院未采纳该项证据。律师观点
对于违纪解雇流程：首先，用人单位应收集和固定员工存在违纪行为的证据。其次，用人单位分析现有证据，并对违纪解雇的法律风险进行评估，评估会议由人事部门负责人、律师和用人单位管理层进行参与。用人单位管理层参照评估结论，作出是否解雇的决定。再次，用人单位应依法将违纪解雇的理由通知工会，该理由应包含事实依据和法律依据。最后，违纪解雇通知由用人单位以书面形式通知员工，并同时采用快递、邮件、短信的方式送达给员工。
法律分析
随着无纸化办公的推广，一些大型企业，尤其是跨国企业，在总部制定出相关规章制度后，采用企业网站、电子邮件和公共网盘的方式，告知下属公司或关联企业的员工。新的《江苏省劳动合同条例》也肯定了此种公示的效力，但是，虽然此公示方法效率较高，风险也很高，一旦发生纠纷，很难提供直接有效的证据。案例中，杨小姐签订了确认函，企业也当庭打开公共盘，但是，因公共盘、网站由企业掌握，企业可以通过技术性手段修改公共盘、网站上的信息，故司法机关在审查该证据时，非常谨慎。仅有公共盘等电子载体，没有其他证据辅证得话，法官一般会从有利于劳动者的角度推断该证据。
律师建议
对于电子证据的保留，首先应确认劳动者有查看企业公共盘、电子邮箱等电子媒体的权限和条件。如为劳动者配备工作用电脑、设置公共盘、网站、电子邮箱的登录账号和密码，并由员工签字确认自己的账号、承诺定期查看电子载体信息。且该期限需要具体规定，每周或每月，周期不宜太长。
作为企业管理的一部分，建议IT人员定期将电子载体上的信息制作成表格，并简要注明信息内容；或通过计算机技术手段记录员工浏览规章制度的情况，无论是信息表格还是浏览记录，都需员工签字确认已经查看过并知晓内容；电子邮件公示的，则发送信件的员工其发件箱要保存发件记录。一旦发生纠纷诉至法院，企业可以请求公证处先进行证据保全。
在解除劳动合同引发的纠纷中，法院会要求单位就案件事实和程序合法两个方面进行举证。也就是说，解除中的每一个步骤，单位都需要相应的证据支持才行。案例所述情况，评判的标准应该是一个时间段的工作能力考核结果，而非员工主观态度不好、沟通力不好或者有犯错、违纪等行为。因此，在取证方面，要着重看员工的能力及岗位要求方面的匹配性。
综上，以单位欲解除违反规章制度的员工为例，该类案件的取证艺术中，取证可分为制度证据、事实证据和程序证据等项。
在制度证据类别，据《劳动合同法》三十九条，用人单位可以解除劳动合同的…（二）严重违反用人单位的规章制度的；应提供《员工手册》等规章制度书面文本、《员工手册》征求员工代表大会意见的证据、与工会或职代会协商确定的证据、《员工手册》公示告知流程的证据、员工已经签收的记录等；
在事实证据类别中，书面的岗位说明书和书面的工作流程是比较重要的证据，需用以分析员工行为与工作流程的匹配度。其次是绩效考核表、往来邮件等，用以佐证员工日常工作是否合格；
在程序证据类别中，按照案例中的分析，应以《工会告知书》、送达回执等方式通知工会，并以《解除通知书》、快递单、物流追踪记录，以及快递、邮件、短信的方式通知员工。
现实中，工龄较短的劳动者或者工资较高的劳动者再被单位解除后，其仲裁请求通常不要求赔偿金，而是要求恢复劳动关系，也就是说，一旦劳动者请求得到支持，劳动者继续回来上班。故无论从金钱考虑还是从人力管理考虑，都需要公司付出较高成本，因此单位作出解除决定前，面对证据和事实，需审慎再审慎，严格按照法律规定，按步骤按流程处理。
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